Penulis: Annisa Maulina Shalimar
(Mahasiswi Program Studi Administrasi Negara UNPAM Kampus Serang)
[BANTENESI.NET] – Pengelolaan arsip merupakan salah satu fungsi administrasi yang sangat penting dalam mendukung kelancaran penyelenggaraan pemerintahan. Arsip berfungsi sebagai sumber informasi, alat bukti, media pengambilan keputusan, serta bentuk pertanggungjawaban atas setiap kegiatan organisasi. Pada Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Kota Serang, pengelolaan arsip memiliki peran strategis karena berkaitan dengan administrasi surat-menyurat, dokumen kepegawaian, serta berbagai dokumen pendukung pelayanan publik. DPMPTSP Kota Serang sendiri berkomitmen meningkatkan kualitas pelayanan publik melalui pelayanan yang terpadu dan terintegrasi.
Berdasarkan hasil pengamatan selama pelaksanaan magang, sistem pengelolaan arsip pada Bagian Umum dan Kepegawaian telah dilaksanakan melalui beberapa tahapan, yaitu penerimaan arsip, pencatatan, pengelompokan, penyimpanan, pemeliharaan, hingga penemuan kembali arsip ketika diperlukan. Arsip yang diterima berasal dari surat masuk, surat keluar, dokumen kepegawaian, surat keputusan, laporan kegiatan, serta dokumen administrasi lainnya. Setiap dokumen dicatat sesuai prosedur yang berlaku sebelum disimpan berdasarkan klasifikasi tertentu.
Pada tahap penyimpanan, arsip umumnya disusun berdasarkan jenis dokumen, nomor surat, maupun tahun penyimpanan dengan menggunakan map, ordner, dan lemari arsip. Sistem tersebut cukup membantu dalam menjaga keteraturan dokumen sehingga memudahkan pencarian kembali apabila dibutuhkan. Namun demikian, sebagian besar pengelolaan arsip masih dilakukan secara manual sehingga proses pencarian dokumen tertentu membutuhkan waktu lebih lama, terutama apabila jumlah arsip yang disimpan terus bertambah.
Program magang ini dilaksanakan oleh Annisa Maulina Shalimar, Mahasiswa Program Studi Administrasi Negara Universitas Pamulang Kampus Serang, selama kurang lebih 30 hari kerja, terhitung sejak 19 Januari 2026 hingga 03 Maret 2026 di DPMPTSP Kota Serang. ***
